Sim, há CRM gratuito para pequena empresa que resolve a gestão de contatos, o funil e o histórico do cliente sem custo. Mas o gratuito tem limites de usuários, contatos e automação, e descobrir isso depois de vários cadastros é o erro mais caro do começo.
Quem começa a vender costuma usar a planilha: cada vendedor ou dono anota os próprios clientes. Em pouco tempo o mesmo contato aparece duas vezes, um prazo passa e ninguém sabe o que foi proposto para aquele lead. Um CRM centraliza tudo, e é por isso que costuma ser a primeira automação que uma pequena empresa precisa.
O que é um CRM e para que serve?
Para uma pequena empresa, o benefício não é estético. Com o histórico em um só lugar, o atendente não precisa perguntar de quem se trata, o dono enxerga os negócios parados e nenhum follow-up é perdido por falta de anotação.
Na versão gratuita, o essencial é: cadastro de contatos, um funil com etapas, tarefas com datas e o registro do que foi conversado. Relatórios básicos de quantos negócios estão parados costumam vir. O que fica de fora na maioria dos planos grátis são automações robustas, relatórios avançados e suporte prioritário.
Quais são os melhores CRMs gratuitos para pequena empresa?
Para funil e relatórios com até 3 pessoas, o Zoho CRM (5.000 registros); para vender pelo WhatsApp Web com até 4 pessoas, a RD Station CRM (1 funil); para vendas B2B com cadastro grande, o Agendor (3 usuários e 10.000 empresas); para CRM e e-mail marketing juntos, o Brevo (1 usuário); para quem vai usar o ecossistema da HubSpot, o HubSpot (2 usuários e 1.000 contatos); e, para testar a Salesforce, o pacote gratuito dela (2 usuários).
Nenhum é o melhor no absoluto: cada um acerta para um tipo de operação. Vale testar o mesmo cenário real em duas ferramentas antes de decidir.
| Ferramenta | Boa para | O que o plano gratuito limita |
|---|---|---|
| HubSpot | Quem vai usar o ecossistema HubSpot | 2 usuários, 1.000 contatos, 1 pipeline por tipo de registro e 2.000 e-mails por mês com a marca HubSpot |
| Zoho CRM | Funil e relatórios desde o início | 3 usuários e 5.000 registros |
| RD Station CRM | Quem atende no Brasil e vende pelo WhatsApp | 4 usuários, 1 funil de até 5 etapas, 5 campos personalizados e 200 e-mails por mês |
| Salesforce | Testar a plataforma usada por grandes times | 2 usuários; automação só nos planos pagos |
| Brevo | CRM com e-mail marketing no mesmo lugar | 1 usuário, 1 funil, 50 negócios abertos e 300 e-mails por dia |
| Agendor | Vendas B2B com gestão por vendedor | 3 usuários, 10.000 empresas, 10.000 pessoas e 1.500 negócios |
Os limites foram conferidos nas páginas oficiais em 29 de setembro de 2026 e mudam com frequência, por isso vale conferir de novo quando for decidir. O monday CRM, que aparece em muitas listas, não tem plano gratuito: a página de preços do monday CRM oferece só teste de 14 dias.
HubSpot
O plano gratuito atende até 2 usuários e, pelo catálogo de produtos da HubSpot, guarda até 1.000 contatos, com 1 pipeline por tipo de registro. A página de ferramentas gratuitas inclui 2.000 envios de e-mail por mês, com a marca HubSpot, e 1 ação automatizada. Trava cedo em contatos e em automação. Serve para quem está começando e pretende crescer dentro do ecossistema da HubSpot, que tem marketing, vendas e atendimento no mesmo lugar.
Zoho CRM
O plano gratuito da Zoho libera até 3 usuários e 5.000 registros, sem prazo de validade e sem cartão de crédito. Traz gestão de leads, funil de vendas e histórico de atividades. Trava quando a base passa dos 5.000 registros ou quando o time passa de 3 pessoas. Serve para o time pequeno que quer funil e relatório desde o primeiro dia.
RD Station CRM
O plano Free da RD Station CRM aceita até 4 usuários, com 1 funil de até 5 etapas, 5 campos personalizados, 3 modelos de e-mail e 200 envios de e-mail por mês. Inclui a extensão que leva o CRM para dentro do WhatsApp Web. Trava quando você precisa de mais de um funil ou de mais campos para qualificar o lead. Serve para quem vende no Brasil, atende pelo WhatsApp e quer tudo em português.
Salesforce
O pacote gratuito da Salesforce inclui 2 licenças de usuário, sem prazo de validade, desde que se cumpram os requisitos de uso da oferta, e sem contrato ou cartão. Traz contas, contatos, leads, oportunidades, tarefas, relatórios e painéis. A automação fica para os planos pagos, e o suporte do gratuito é o assistente de chat da central de ajuda. Serve para conhecer a plataforma antes de um projeto maior.
Brevo
O plano gratuito do Brevo tem 1 usuário, guarda até 100.000 contatos e envia 300 e-mails por dia. A parte de vendas vem com 1 funil, 50 negócios abertos, tarefas e agendamento de reuniões. O limite que pesa é o de negócios abertos e o de um usuário só. Serve para quem vende sozinho e já faz e-mail marketing para uma base grande.
Agendor
O plano Gratuito do Agendor atende até 3 usuários, com 2 GB de armazenamento e cadastro de até 10.000 empresas, 10.000 pessoas e 1.500 negócios. Usa as configurações padrão do sistema, sem personalização. Trava quando o funil precisa de campos e etapas do seu jeito. Serve para vendas B2B com poucos vendedores e uma carteira grande de empresas para acompanhar.
CRM gratuito tem limite de contatos e usuários?
Todos os planos gratuitos têm limite. O que mais pesa é a combinação de usuários e contatos: o CRM libera a plataforma, mas o volume que você prevê para o próximo ano precisa caber nele. Antes de colocar a base inteira, some quantos registros o plano aceita.
Se as suas vendas passam pelo WhatsApp, confira o que o plano grátis oferece nesse ponto: a RD Station CRM, por exemplo, inclui no Free uma extensão para usar o CRM dentro do WhatsApp Web. Sem nada disso, uma rotina manual é colar o link da conversa no registro. Para não se perder no histórico, uma automação de WhatsApp guarda o conteúdo no cadastro do cliente sem depender do plano pago do CRM. Se a equipe cresce, veja como ter vários atendentes no mesmo WhatsApp sem perder o histórico.
Vale a pena começar com CRM gratuito?
Faz sentido quando o time tem poucas pessoas vendendo, a base está dentro do limite e não depende de automação. É a fase de criar o hábito de registrar o próximo passo. Se a planilha continua sendo o lugar do follow-up, o CRM é só mais uma tarefa.
O gatilho para sair não é o tempo de uso, é o dia em que o lead deixa de ser registrado porque o limite não cabe. Quando a equipe passa a devolver o registro por falta de espaço, o plano pago custa pouco diante de uma oportunidade que se perdeu.
Como escolher o CRM gratuito ideal para o seu negócio?
O primeiro critério é o número de usuários e o limite de contatos, mas não o único. A ferramenta precisa entrar no ritmo de quem vende, ter o histórico em português e permitir as integrações que o atendimento usa.
Crie a conta gratuita, insira o processo de verdade e cadastre os contatos reais no funil. A decisão aparece no primeiro dia: a ferramenta que você não abandonar para registrar uma nova conversa é a certa.
Se essa escolha está tomando um tempo que você não tem, a Quilha implanta CRM e sistemas por você, com funil desenhado, base importada e integrações no ar.
Como migrar da planilha para o CRM sem perder dados
A migração é o passo que separa quem usa CRM de quem finge que usa. Feita com método, dá para preparar em um fim de semana. Feita na pressa, uma planilha suja vira um CRM sujo.
Exporte a planilha
Exporte todos os contatos em CSV e repasse as abas. Se nomes do mesmo lead estão em lugares diferentes, esse é o momento de agrupar.
Limpe os dados antes de importar
Remova linhas sem nome, contatos duplicados e registros desatualizados. Padronize o formato de telefone e e-mail para o CRM reconhecer.
Desenhe as etapas do funil
Crie etapas que façam sentido para a sua venda: Novo lead, Marcou reunião, Proposta enviada, Fechado. Não copie o funil de outra empresa.
Use o importador do CRM
No painel, escolha a opção de importar CSV. No começo, importe o arquivo limpo e confirme se os dados caíram nas etapas certas. Só depois distribua os contatos entre a equipe.
Faça um teste antes de começar
Importe alguns contatos, confira o processo com um caso real e treine a equipe. Quando estiver tudo certo, repita a importação com o arquivo completo.
Se as conversas estão no WhatsApp, colar o link no cadastro nem sempre basta. Se quiser ter o histórico completo dentro do CRM, a automação de WhatsApp faz esse caminho sem trabalho manual. Para entender quando vale migrar para a API oficial, leia WhatsApp Business ou API oficial: qual usar na sua empresa.
Como a Quilha implanta um CRM na sua empresa
Você fala conosco pelo formulário ou WhatsApp de segunda a sexta, das 9h às 18h. No primeiro contato, a gente escuta como o seu time vende hoje e onde a informação está. Se fizer sentido, a gente volta com um estudo do que precisa ser feito.
Na implantação, o CRM é configurado com as suas etapas, a base é importada e a integração com WhatsApp fica funcionando. O ideal é pensar nos primeiros 3 meses como período de construção, com acompanhamento e um relatório de leads recebidos, respondidos, propostas e vendas concluídas. A frequência desse acompanhamento e o escopo final são definidos na proposta, porque cada operação é um caso.
É um trabalho desenhado para não deixar o funil esfriar. Para ver o que entra na implantação, o caminho é a página de CRM e sistemas.
